Unverhoffte Abbuchungen – der Schreck jeder Monatsplanung
Wer kennt das nicht…? Eigentlich ist man mit dem aktuellen Kontostand des Betriebskontos ganz zufrieden und dann das! Ein Blick auf’s Geschäftskonto und ein kleiner Schock… eine Abbuchung der Versicherung mit der zu diesem Zeitpunkt gar nicht gerechnet wurde. Jetzt ist mancher Unternehmer mit dem Kontostand doch nicht mehr so zufrieden und der ein oder andere kommt ins Schwitzen.
Schritt 1: Kosten klarmachen
Jährliche Abbuchungen von Beiträgen z.B. von Versicherungen, Berufsgenossenschaften oder die netten Steuerzahlungen lassen sich leider nicht vermeiden und kommen viel zu oft überraschend. Aus Sicht einiger Unternehmer zumindest. Diese plötzlichen Abbuchungen sorgen nicht selten für schlaflose Nächte.
ABER: So, muss es nicht sein!
Die Lösung heißt: Liquiditätsplanung
Ziel der Liquiditätsplanung soll es sein, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Mit einer guten, strukturierten und immer aktuellen Übersicht über alle Zahlungseingänge und -ausgänge ist eine Planung der Liquidität gar nicht so schwer.
Folgende Fragen müssen bei einer Liquiditätsplanung gestellt werden:
- Welche Ausgaben fallen an? (jetzt)
- Welche geplanten Ausgaben fallen an? (zukünftig)
- Welche Einnahmen werden erziel? (jetzt)
- Welche Einnahmen werden anfallen? (zukünftig)
- Wann müssen Leistungen bezahlt werden?
- Wann erhalten wir Zahlungen für erbrachte Leistungen?
- Wie hoch ist der Kassenbestand / Bankguthaben?
Wie fange ich an?
Wenn ich eine Liquiditätsplanung für ein Unternehmen beginne, erstelle ich in den meisten Fällen eine Planung für die kommenden 12 Monate. Zu Anfang schaue ich mir immer die Geschäftsunterlagen der letzten 12 Monate an. Aus diesen Informationen können die voraussichtlichen Zahlungen der kommenden Monate grob abgeleitet werden.
Meistens verändern sich solche Zahlungen wie Pacht / Miete, Beiträge, Kredittilgungen, Personalkosten u.s.w. nicht drastisch, so dass diese als Leitwerte gut in die Liquiditätsplanung für die nächsten 12 Monate mit einfließen können.
Oft vergessen: der kalkulatorische Unternehmerlohn
Auch der kalkulatorische Unternehmerlohn sollte nicht außer Acht gelassen werden. Wie hoch darf oder muss dieser ausfallen? Hier stellt sich die Frage, ob die Höhe des Unternehmerlohns die letzten 12 Monate für die privaten Lebenshaltungskosten des Unternehmers ausgereicht hat?
Im kalkulatorischen Unternehmerlohn müssen alle privaten Kosten des Unternehmers abgedeckt werden, so dass keine zusätzliche Privatentnahmen im laufenden Monat nötig werden. Also, auch dieser Punkt muss genauestens geplant, beziehungsweise korrigiert werden.
Liquiditätsplan – so sieht der Aufbau aus
Nachdem alle jährlichen Zahlungen erfasst sind, werden diese in einer Tabelle z.B. Jan – Dez in dem Monat eingetragen, in dem diese Zahlung das nächste Mal fällig wird. Im Anschluss werden zu jedem Monat die monatlichen Fix-Kosten eingetragen.
Folgende Fix-Kosten sind üblich:
- Miete, Nebenkosten
- Kredittilgung
- Leasing
- Versicherungen
Wiederkehrende Kosten
Zahlungen wie…
- Personalkosten
- KfZ
- Werbung
- Telekomunikation
- Sozialversicherungsbeiträge
- Teilweise Wareneinkauf
- Beiträge
… zählen nicht zu den Fix-Kosten, können aber in der Höhe anhand der Zahlungen der letzten Monate gut abgeleitet werden, solange sich die Unternehmensstruktur nicht wesentlich verändert. Zumindest bietet dieser Vorgang die Möglichkeit einer Liquiditätsvorausschau was die monatlichen laufenden Kosten beträgt.
Monatliche Belastungen erkennen ist der erste Erfolg
Schon bereits an dieser Stelle können ganz gut die einzelnen monatlichen Summen betrachtet werden, die zum gegebenen Zeitpunkt fällig werden. Mancher Unternehmer ist immer wieder überrascht, mit welchen monatlichen Belastungen er es zu tun hat. So verdeutlicht haben einige Unternehmer es noch nie zur Kenntnis genommen. Ganz wichtig sind hier die Fälligkeiten (Termine) der einzelnen Zahlungen. Mit dieser Übersicht können eigentlich keine Überraschungsmomente mehr entstehen. Vorausgesetzt, die Liquiditätsplanung wird regelmäßig auf den neusten Stand gebracht.
Wichtig: Alle sonstigen Zahlungen die nicht regelmäßig auftreten, müssen monatlich aktuell eingetragen werden.
Schritt 2: Einnahmen planen
Zu Anfang wird der aktuelle Bar- und Kassenbestand (Kontobestand) erfasst. Welche kurzfristigen Zahlungseingänge durch Verkäufe, Umsatzerlöse oder Steuererstattungen sind zu erwarten?
Sonstige mögliche Einzahlungen in den nächsten Monaten, wie z.B.:
- Zinseinzahlungen
- Anlagenabgänge
- Kreditaufnahmen
- Privateinlagen
- Etc.
Schematischer Aufbau
Anfangsbestand liquide Mittel (Bank, Kasse)
+ Einzahlungen eines Monats (Periode)
= verfügbare Mittel
– Auszahlungen eines Monats (Periode)
= Endbestand liquide Mittel
Soll heißen: Falls der zu erwartende Umsatz für den kommenden Monat bekannt ist, werden alle zu erwartenden Auszahlungen vom Umsatz abgezogen. Im Ergebnis zeigt sich dann, ob der zu erwartende Umsatz ausreicht, um die laufenden Kosten zu decken.
Schritt 3: von den Zahlen das unternehmerische Handeln ableiten
Um eine gute Übersicht über seine laufenden Kosten (Einnahmen & Ausgaben) zu haben, bedarf es nicht immer und unbedingt eine komplizierte Controlling – Tabelle. Zu Anfang ist es oft schon ein A-H-A Erlebnis, wenn einem der tatsächliche Umfang der laufenden Kosten in einem Jahr durch eine übersichtliche Tabelle dargestellt wird.
Anhand der aufgeführten Zahlen lassen sich Ausgaben und auch Rücklagen oft gut im Vorfeld planen.
Die Zahlen weisen auch auf einen eventuellen unternehmerischen Strategiewechsel hin, falls diese sich zu oft oder dauerhaft im negativen roten Bereich befinden. Bei regelmäßiger Aktualisierung der betriebswirtschaftlichen Zahlen, kann hier schon frühzeitig erkannt werden, wenn es zu einem Umsatzeinbruch kommt und ein Gegensteuern notwendig wird.
Ich persönlich aktualisiere in meinem Unternehmen und bei meinen Mandanten zwei bis drei Mal wöchentlich die Geschäftszahlen. Durch das kontinuierliche Darstellen der Liquidität ist immer eine Zahlungsfähigkeit und ein ganzheitlicher Überblick über jegliche Unternehmenszahlen gewährleistet.
Im folgenden Bildausschnitt wird eine einfache Übersicht des Excel-Tools Liquiditätsplanung dargestellt:
Ein Tipp:
Monatliches Nachkalkulieren auf dieser Basis verschafft einen nachträglichen Überblick auf das monatliche Betriebsergebnis. Ist der Monat erfolgreich verlaufen und konnten Gewinne erzielt werden oder war es ehr ein umsatzschwächerer Monat? Sollte letzteres der Fall sein, können zeitnah Überlegungen getroffen werden, welche Faktoren zu so einem negativen Ergebnis geführt haben und wie mit diesen in Zukunft umgegangen wird. So, dass letztendlich immer ein positives Ergebnis = Gewinn am Ende des Jahres zu verzeichnen ist!
