Auf einen Griff alles parat zu haben, spart im Büro Zeit und Geld.
Mit diesen Ordnern und Co. bewaffnet, bin ich zu einen meiner tollen Kunden gefahren, um mal richtig Ordnung im Büro zu schaffen. Gerufen wurde ich im Vorfeld, um mir einen Überblick über die Geschäftszahlen zu machen und um einen Liquiditätsplan aufzustellen.
Vorsichtig gesagt, war an einer Finanzaufstellung in naher Zukunft gar nicht zu denken.
Oft ist es so, dass vieles an Daten, die ich zum Arbeiten benötige, schon in der EDV vorhanden ist. Jedoch kommt es in kleineren Betrieben immer noch vor (und das halte ich für völlig ok!), dass viele Dokumente, Rechnungen und Co. noch in Papierform bearbeitet und aufgehoben werden.
In diesem Fall musste auch zu allererst ein gewisser Papierberg geordnet werden, um mit der eigentlichen Aufgabe, der Finanzplanung zu beginnen.
Also, ran an die Arbeit und Ordnung schaffen…
Der Schreibtisch…. Hier fängt alles an!
Post kommt rein, wird teilweise gesichtet (oder oft auch nicht) und landet nicht selten auf einem Stapel, der in den nächsten Tagen ganz bestimmt bearbeitet wird!!!
Da nimmt das Chaos seinen Lauf. Natürlich wird sich diesen Stapel in den nächsten Tagen KEINER annehmen.
Das Suchen nach bestimmten Unterlagen wird zum festen Bestandteil jeden Arbeitsalltages. Keiner macht sich Gedanken über die Zeit und damit verbundenen Kosten, die für das Suchen ins Land gehen.
Man nehme sich einen Tag Zeit!
Erstellung eines Ablagesystems:
Versuche deine täglichen Aufgaben bzw. die dazugehörigen Dokumente, die regelmäßig anfallen, in Kategorien einzuordnen. Dies geht nach Aufgaben, Bereichen oder Abteilungen.
In einem Handwerksbetrieb sind z.B. folgendes Ablagesystem hilfreich:
Rechnungseingang (Kreditoren): Aktenordner mit A – Z Register, nach Namen Kunden sortiert
Rechnungsausgang (Debitoren): Aktenordner mit A – Z Register, nach Namen Kunden sortiert
Angebote: Aktenordner mit A – Z Register, nach Namen Kunden sortiert
Personal: Aktenordner mit Trennblätter, nach Namen der Mitarbeiter sortiert
Gehälter: Aktenordner mit 12-Monats-Register
Behörden, Bank, Versicherung: Aktenordner mit Trennblätter
laufende Projekte: Hängeregister, je ein Projekt. Nach Abschluss des Projekts in einen Aktenordner ablegen.
Die Vorlieben der Ablage, ob nach A-Z oder Auftragsnummer sortiert, ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass am Enden des Tages alles wieder auffindbar ist.
Wichtig hierbei, alle Rechnungen, egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnungen und Aufträge immer nur für ein Jahr in einem Ordner zusammenfassen. Also alle Rechnungen die in 2019 geschrieben wurden, kommen in dem Oder für 2019. Für 2020 wird dann ein neuer Ordner angelegt. So verhält es sich auch mit dem Gehaltsordner oder auch für Angebote.
Ordnung, die hängt
Zu den Hängemappen möchte ich noch sagen, dass ich dieses System für laufende Projekte oder aktuelle Kunden sehr gut finde. Ich habe mir einen Hängemappenwagen angeschafft und dieser befindet sich mobil neben meinem Schreibtisch. So habe ich immer einen guten Zugriff auf aktuelle Kunden und Projekte.
Es gibt aber auch Schränke mit integriertem System für Hängeregister. Nur finde ich diese für mich nicht so sinnvoll, da es mir darum geht, dass ich die Mappen im Sitzen am Schreibtisch fix griffbereit haben möchte und nicht immer erst zum Schrank laufen muss um eine Mappe zu holen.
Auch hier sollte jeder für sich entscheiden, wie und ob dieses System im Arbeitsalltag am besten integriert werden kann.
Wiedervorlage
Jeder kennt die netten kleinen Zettel, meistens in Gelb. „Post it’s“! Zugegeben, so ganz kann ich diese aus meinem Alltag auch nicht verbannen. ABER – bekommt man mit diesen kleinen Helfern eine gelungene Wiedervorlage hin? Wohl ehr nicht…
Mein neuer Liebling nennet sich „Wiedervorlagemappe“!
Eine Mappe mit 31 Fächer, für jeden Tag im Monat ein Fach. Es gibt diese auch mit 12 Fächer für die Monate oder auch alphabetisch aufgestellt.
Um Unterlagen zu einem bestimmten Tag / Zeitpunkt zur Nutzung vorliegen zu haben, bietet sich diese Wiedervorlagemappe sehr gut an.
In den nummerierten Seiten der Mappe können Vorgänge hinterlegt werden, auf die zu einem bestimmten Termin zurückgegriffen werden muss.
Jeden Tag nehme ich mir zuerst diese Mappe zur Hand, und ich weiß was am jeweiligen Tag anliegt. Vorausgesetzt, die Mappe wird fortlaufend gepflegt und gefüttert!
To-Do Liste
Diese gibt es natürlich auch noch. Jedoch in Form eines Timers (Heft, Blog, Notizbuch, Tablet) wo ich alles Wichtige täglich aufschreibe. Notizen eines Telefonats, Stichpunkte zu einer Besprechung oder zeitliches was ich zu erledigen habe, wie Anrufe oder Ähnliches.
Eine Liste die ich dann auch täglich kontrolliere und abarbeite.
Alltäglich
Post oder andere Dokumente und Unterlagen kommen rein und werden wie folgt sortiert:
- In Ablageordner (Stehsammler, Hängemappen etc.) oder digital einscannen und dort in passenden Ordner sortieren nach Rubrik
- In die Vorlagemappe
- Weiter Delegieren
- In den Papierkorb
Einen anderen Ort bedarf es nicht. So habt ihr kontinuierlich eine Ordnung im Büro und müsste nicht lange nach den gewünschten Unterlagen suchen.
Geschafft… ich kann von mir sagen, dass ich jeden Abend einen aufgeräumten Schreibtisch verlasse. Und es macht Freude, so am nächsten Tag seine Arbeit zu beginnen.
Natürlich, es erfordert eine gewisse Konsequenz. Aber ist dies nicht in allen Bereichen so? Nur mit einer gewissen Konsequenz und Strukturiertheit können Abläufe optimiert werden, um dann die freigewordenen Ressourcen, in diesem Fall die Zeit, sinnvoller und effektiver einsetzten zu können. Zeit ist Geld!
Um ein Büro oder auch Betrieb aufzuräumen, zu ordnen und zu strukturieren, muss mancher sich erst einmal aufraffen. Und ja, es kostet erst einmal Zeit und Nerven. Aber im Nachhinein bringt eine gewisse Ordnung so viel Mehrwert in ein Unternehmen.
Auf einen Griff alles parat zu haben, spart im Büro Zeit und Geld.
Versucht es mal!
